CODICE ETICO
| Data revisione | Modifiche |
| 6/2015 | Revisione generale, Inserimento articoli relativi a deontologia docenti e studenti minori |
| 12/17 | Inserimento GDPR 679/2016 Whistleblowing |
| 19/11/2018 | Aggiornamenti sui trattamenti di dati connessi con GDPR |
SOMMARIO
1 PREMESSA
2 PRINCIPI GENERALI
2.1 Ambito d’applicazione
2.2 Sistema dei valori di base
2.3 Garanti d’attuazione del Codice Etico
2.4 Obblighi per il personale relativamente al Codice Etico
3 PRINCIPI RELATIVI ALLE OPERAZIONI, ALLE TRANSAZIONI E ALLE REGISTRAZIONI
4 GESTIONE DELLE INFORMAZIONI E DEI DATI
4.1 Norme generali
4.2 Utilizzo dei software nei rapporti con la Pubblica Amministrazione
5 RAPPORTI CON TERZI
5.1 Norme generali
5.2 Rapporti con i fornitori di prodotti e servizi
5.3 Rapporti con i destinatari dei servizi
5.4 Rapporto con le Istituzioni: rapporti con la Pubblica Amministrazione e con gli Enti Locali
5.5 Rapporti con gli allievi e destinatari nell’ambito dei progetti di formazione
5.6 Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali
5.7 Rapporti con le Autorità di Vigilanza e di Controllo
5.8 Comunicazioni e informazioni societarie
5.9 Regali
6 RAPPORTI INTERNI
6.1 Dignità e rispetto
6.2 Formazione
6.3 Assunzioni
6.4 Condotta etica
6.5 Salute, sicurezza dei lavoratori e tutela ambientale
6.6 Tutela del patrimonio aziendale
6.7 Tutela del segnalante inadempienze e reati
7 CONFLITTO DI INTERESSI
7.1 Principi generali
7.2 Rapporti di parentela
7.3 Attività lavorativa esterna
7.4 Uso del tempo e dei beni aziendali
8 VIOLAZIONI E SANZIONI
9 ENTRATA IN VIGORE E DIFFUSIONE
1. PREMESSA
Forma Mentis offre servizi di formazione di alto livello rivolti ad aziende, pubblica amministrazione, professionisti e privati, in area Soft Skills, Information Technology e numerose altre tematiche (Trading Finanziario, Sicurezza, Qualità, …), oltre a fornitura di servizi di informatica, assistenza e consulenza.
Per Servizi di Formazione intendiamo le attività corsuali di percorsi di qualificazione professionale nell’ambito della specializzazione professionale e all’autoimprenditorialità.
I servizi sono erogati prioritariamente nei confronti di tutti i cittadini residenti su tutto il territorio nazionale. Forma Mentis esercita la gestione dei servizi direttamente senza intermediari.
La nostra Politica per la Qualità è riconducibile ai seguenti punti:
- Erogare servizi in materia di formazione, orientamento e consulenza per meglio rispondere alle esigenze delle imprese;
- Garantire un’offerta di servizi più efficiente ed efficace in grado di dare risposte coerenti a bisogni che mutano in ragione dell’andamento socio economico;
- Sviluppare servizi innovativi in grado di sostenere le esigenze delle imprese e del cittadino.
Forma Mentis per le interazioni che ha verso la Pubblica Amministrazione, gli Enti Locali e la Committenza privata, deve salvaguardare la sua crescita su una reputazione solida, fedele a valori di onestà e correttezza in ogni processo di lavoro quotidiano. I principi ai quali si deve ispirare l’attività di Forma Mentis nel realizzare la sua missione sono quelli di una rigorosa osservanza della legge, di una concorrenza leale, di rispetto degli interessi legittimi di tutte le parti interessate e, in particolare, dei beneficiari delle azioni formative, orientative e di consulenza.
Il D. Lgs. 8 giugno 2001 n. 231, recante “Disciplina delle responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”, ha introdotto per la prima volta nel nostro ordinamento la responsabilità della persona giuridica, in sede penale, che si aggiunge a quella della persona fisica che materialmente ha realizzato il fatto illecito.
L’ampliamento della responsabilità mira a coinvolgere nella punizione di taluni illeciti penali il patrimonio delle società e, in definitiva, gli interessi economici dei soci, i quali, fino all’entrata in vigore di tale legge, non pativano conseguenze dalla realizzazione dei reati commessi da dipendenti e collaboratori, con vantaggio della società stessa. Tale responsabilità scaturisce soltanto in occasione della realizzazione di determinati tipologie di reati, specificatamente indicati della legge, da parte di soggetti legati a vario titolo all’azienda, e solo nell’ipotesi che la condotta illecita sia stata realizzata nell’interesse o a vantaggio di essa.
Tra i reati indicati dalla normativa si sono ritenute ipotizzabili, per il settore oggetto di attività di Forma Mentis, soltanto alcune fattispecie, per le quali sono stati individuati gli specifici rischi connessi all’operatività aziendale e definite pertanto le regole di comportamento da adottare. Per altre fattispecie si è ritenuto che l’ipotesi di reato fosse del tutto astratta, ma si è ritenuto comunque corretto, e in linea con una analisi metodologica, richiamare nel presente Codice Etico l’attenzione sulla necessità di adottare in ogni caso una condotta adeguata alla reputazione di Forma Mentis. Infine alcune fattispecie di reato non sono state prese in considerazione in quanto non sussistono gli estremi organizzativi.
Lo stesso Decreto prevede l’esclusione della responsabilità dell’azienda qualora la stessa provi, tra l’altro, di aver adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto illecito, un “Modello di organizzazione, gestione e controllo” idoneo a prevenire i reati della specie di quello verificatosi e di aver affidato il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello, nonché di curare il suo aggiornamento, ad un “organismo” interno (“Organismo di Vigilanza”) dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. Il rispetto del Modello di organizzazione, gestione e controllo diviene, peraltro, parte essenziale del rapporto di lavoro o di collaborazione. Alla luce di quanto sopra, i Soci hanno approvato un “Modello di organizzazione, gestione e controllo” e ha istituito un Organismo di Vigilanza composto da membri interni ed esterni. Nell’ambito delle azioni di prevenzione è stato anche predisposto il presente “Codice Etico”, frutto di un’analisi dei rischi. Tale Codice Etico contiene una serie di principi di deontologia aziendale che Forma Mentis riconosce come propri e sui quali intende richiamare l’osservanza da tutti coloro che contribuiscono al perseguimento dei fini aziendali: questo anche oltre le specifiche previsioni del D. Lgs. 231/2001 e dunque indipendentemente dal fatto che la società tragga interesse o vantaggio.
Ogni comportamento aziendale deve essere immediatamente riconducibile a questi principi. È importante quindi definire con chiarezza l’insieme dei valori che Forma Mentis riconosce a tutti i livelli. Pertanto i collaboratori, a qualunque titolo e indipendentemente dalla natura contrattuale del rapporto, nonché i partner, sono tenuti ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni del Codice Etico.
2 PRINCIPI GENERALI
2.1 Ambito d’applicazione
Il Codice Etico è l’insieme dei valori cui devono ispirarsi la Direzione, i dipendenti e i collaboratori (di seguito genericamente indicati come “collaboratori”), i fornitori, i partner e, in generale, tutti i terzi che entrano in rapporto con Forma Mentis nell’ambito della propria attività lavorativa e tutti coloro che direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano relazioni o operano nell’interesse della stessa.
Forma Mentis promuove i principi del presente Codice Etico anche presso i Clienti e i Committenti nella convinzione che i rapporti economici con il proprio mercato di riferimento non possano che essere improntati alla massima serietà e rettitudine. Il Codice Etico si pone pertanto come obiettivi la correttezza e l’efficienza economica nei rapporti interni ed esterni all’organizzazione, al fine di favorire indirizzi univoci di comportamento nonché benefici economici indotti dalla positiva reputazione aziendale.
Il Codice Etico rappresenta una linea guida nei rapporti con i vari interlocutori con particolare attenzione alle tematiche di conflitti d’interesse, rapporti con la concorrenza, rapporti con i clienti , con i fornitori, con la Pubblica Amministrazione e gli Enti Locali.
Il Codice Etico definisce, in ultima analisi, gli standard etici di Forma Mentis, indicando le linee di comportamento da tenere da parte di tutti i collaboratori.
Tutte le azioni e in generale i comportamenti tenuti e seguiti dai collaboratori di Forma Mentis in merito alle attività svolte nell’esercizio delle funzioni di propria competenza e responsabilità, devono essere improntati alla massima correttezza, trasparenza, legittimità e chiarezza.
Nell’esecuzione dell’attività e nella gestione delle relazioni con i soggetti esterni tutti devono attenersi alla massima diligenza, onestà, lealtà e rigore professionale, nell’osservanza scrupolosa delle leggi, delle procedure, dei regolamenti aziendali e nel rispetto del Codice Etico, evitando in ogni modo qualunque situazione di conflitto di interessi, nonché evitando di sottomettere le proprie specifiche attività a finalità o logiche differenti da quelle stabilite dalla società stessa.
Della completa osservanza e interpretazione del Codice Etico è competente l’Organismo di Vigilanza. Il personale potrà segnalare ai propri responsabili diretti o all’Organismo di Vigilanza eventuali richieste di chiarimento o possibili inosservanze al Codice. A tutte le richieste verrà data una tempestiva risposta senza che vi sia per chi ha effettuato la segnalazione alcun rischio di subire qualsiasi forma, anche indiretta, di ritorsione. Relativamente al Codice Etico, l’Organismo di Vigilanza si riunirà ogniqualvolta ritenuto necessario e assicurerà:
- la diffusione del Codice Etico presso il personale e in generale presso tutti i terzi che entrano in rapporto con l’organizzazione nell’ambito dello sviluppo delle attività dell’ente;
- il supporto nell’interpretazione e attuazione del Codice Etico, nonché il suo aggiornamento;
- la valutazione degli eventuali casi di violazione delle norme, provvedendo, nell’ipotesi d’infrazione, all’adozione delle misure opportune, in collaborazione con le funzioni aziendali competenti, nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dei contratti di lavoro;
- che nessuno possa subire pressioni o ingerenze per aver segnalato comportamenti non conformi al Codice Etico.
Ogni collaboratore ha l’obbligo di:
- rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri colleghi (dipendenti e non, interni ed esterni);
- in disposizione alle cogenze normative e a quanto concertato in sede di CCNL in materia di pubblico servizio, adempiere il proprio incarico con impegno e responsabilità, anteponendo il rispetto della legge e l’interesse pubblico agli interessi privati;
- in disposizione alle cogenze normative e a quanto concertato in sede di CCNL, e in funzione della natura del servizio prestato, rispettare l’orario di lavoro, adempiere alle formalità previste per la rilevazione delle presenze e non assentarsi dal luogo di lavoro senza previa autorizzazione;
- durante l’orario di lavoro, mantenere nei rapporti interpersonali e con gli utenti condotta uniformata non solo a princìpi generali di correttezza ma, altresì, all’esigenza di coerenza con le specifiche finalità educative e di orientamento al lavoro di Forma Mentis, astenendosi da comportamenti lesivi della dignità degli altri dipendenti e collaboratori, degli utenti e corsisti;
- promuovere l’osservanza delle norme del Codice Etico;
- operare affinché i propri colleghi e collaboratori comprendano che il rispetto delle norme del Codice Etico costituisce parte essenziale del proprio lavoro.
Forma Mentis promuove un’azione sistematica di informazione e formazione in merito ai reati e ai rischi contemplati dal D. Lgs. 231/2001 e pertanto il personale deve responsabilmente conoscere le fattispecie di reato potenzialmente commissibili, rispettare le procedure aziendali che ne prevengono l’insorgenza e adottare comportamenti proattivi in linea con il presente Codice per evitare di incorrere in una qualunque delle fattispecie di reato contemplate.
Forma Mentis ha individuato nel proprio sistema di gestione per la Qualità lo strumento fondamentale per definire processi, attività e responsabilità afferenti all’operatività aziendale e creare, di conseguenza, attraverso la documentazione messa a punto, una linea guida prescrittiva da utilizzare come riferimento. L’impostazione data tende a fare in modo che le operazioni e le transazioni rilevanti siano evidenziate nell’ambito della descrizione dei processi e che ognuna di esse avvenga da parte di personale autorizzato (essendo possibile evincere tale autorizzazione da procedure, attribuzioni di poteri, mansionari) nel rispetto del requisito di tracciabilità.
Nella gestione delle attività contabili Forma Mentis si impegna, attraverso ogni suo collaboratore, a osservare le regole di corretta, completa e trasparente contabilizzazione, secondo i criteri e i principi contabili adottati conformemente alle previsioni di legge. Nell’attività di contabilizzazione dei fatti relativi alla gestione, i collaboratori sono tenuti a rispettare le procedure interne in modo che ogni operazione sia, oltre che correttamente registrata, anche autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.
Il personale è tenuto ad agire con trasparenza verso i membri dell’Organismo di Vigilanza, ed eventuali altri incaricati di attività di auditing, e a prestare a questi la massima collaborazione nello svolgimento delle rispettive attività di verifica e controllo. Ciascun dipendente è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità.
Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire l’agevole registrazione contabile nonché la ricostruzione accurata dell’operazione, anche per ridurre la probabilità di errori interpretativi. È compito di ogni collaboratore far sì che la documentazione sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici.
La volontà di Forma Mentis è quella di affermare che poteri conferiti e responsabilità attribuite non possono comunque prescindere dal rispetto delle regole di funzionamento dell’organizzazione, alle quali ognuno si deve uniformare per le parti di propria competenza. In tale contesto si sottolinea che ogni persona che prende parte alle attività di Forma Mentis può e deve presentare proposte di miglioramento finalizzate a chiarire sempre meglio l’operatività aziendale affinché sempre più si risponda a un principio generale di trasparenza e correttezza.
La formalizzazione di un sistema sanzionatorio completa il quadro di riferimento, a riprova del fatto che le violazioni delle regole stabilite sono lesive del rapporto di fiducia instaurato.
Le attività di Forma Mentis richiedono costantemente l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di dati, documenti e informazioni attinenti a negoziazioni, procedimenti, operazioni e contratti. Le banche dati di Forma Mentis possono contenere, inoltre, dati personali protetti dalla normativa a tutela della privacy, dati che non possono essere resi noti all’esterno e infine dati la cui divulgazione potrebbe produrre danni a Forma Mentis.
Tutti i collaboratori interni ed esterni sono tenuti a tutelare la riservatezza delle informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa e in particolare osservare le clausole di riservatezza richieste dalle controparti. Tutte le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai collaboratori, nell’esercizio della propria attività lavorativa appartengono a Forma Mentis e devono rimanere strettamente riservate e opportunamente protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, né all’interno né all’esterno, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali. Particolare importanza acquisiscono le informative, complete, trasparenti e non generiche, che Forma Mentis conferisce in chiave preliminare alle diverse categorie di interessati.
Ciascun collaboratore dovrà pertanto:
- acquisire e trattare solamente i dati necessari e direttamente connessi alle sue funzioni;
- conservare detti dati in modo tale da impedire a terzi estranei di prenderne conoscenza;
- comunicare e divulgare i dati solo nell’ambito delle procedure prefissate, ovvero previa autorizzazione della persona a ciò delegata;
- essere in grado di implementare la procedure “diritti dell’interessato” in Manuale privacy a fronte delle richieste pervenute sui trattamenti di dati
- assicurarsi che non sussistano vincoli di confidenzialità in virtù di rapporti di qualsiasi natura con terzi.
I dati e le informazioni raccolti nell’ambito dello svolgimento delle attività sono trattati da Forma Mentis nel rispetto delle normative vigenti e in coerenza a quanto definito nel Documento Programmatico sulla Sicurezza. Forma Mentis ha adottato e applica i contenuti del GDPR 679/2016, D. Lgs. 196/2003, del D. Lgs 101/2018 in materia di protezione dei dati personali. In particolare si ricorda l’obbligo di custodia e cambio periodico delle autorizzazioni di accesso al sistema informativo aziendale.
I programmi software destinati all’interazione con Istituzioni esterne sono oggetto di particolare attenzione per quanto riguarda le autorizzazioni all’uso. La Direzione definisce i criteri di accesso, i limiti di utilizzo e la regolamentazione delle attività critiche con i fornitori di service. Gli utilizzatori per nessun motivo devono comunicare a terzi le loro credenziali di accesso. È in ogni caso vietato un utilizzo non corretto di tali programmi. In particolare è fatto divieto assoluto di effettuare operazioni non lecite sfruttando particolari abilità personali e/o punti di debolezza dei programmi software ai quali si ha accesso.
Nell’ambito nel normale espletamento delle attività formative è essenziale il corretto utilizzo dei software e il rispetto dei relativi regolamenti di utilizzo. Nessuno è autorizzato a inserire informazioni o dati difformi da quelli realmente disponibili, anche se ritenuto ininfluente oppure necessario.
I medesimi criteri si applicano nei confronti dei software dedicati alla rendicontazione economica delle attività svolte, indipendentemente dalla posizione contrattuale del collaboratore che effettua tali attività.
I collaboratori sono tenuti nei rapporti con i terzi a un comportamento etico e rispettoso delle leggi, improntato alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza, efficienza, equità. Per questo motivo Forma Mentis condanna qualunque pratica criminale possa configurarsi nei confronti delle persone e del patrimonio altrui, vigilando affinché possa essere evitato qualunque tipo di coinvolgimento, per quanto possibile anche quelli involontari e indiretti, dell’ente nella commissione di questo tipo di reati. In questo contesto Forma Mentis invita tutti i collaboratori a segnalare all’Organismo di Vigilanza o ai propri responsabili diretti qualunque situazione, nei rapporti con i terzi, potenzialmente a rischio sotto il profilo della commissione di reati.
Nei rapporti e relazioni commerciali o promozionali, sono proibite pratiche e comportamenti illegali, collusivi, pagamenti illeciti, tentativi di corruzione e favoritismi. Non sono ammesse sollecitazioni dirette o, attraverso terzi, tese a ottenere vantaggi personali, per sé o per altri, e devono essere evitati conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e gli incarichi espletati all’interno della struttura di appartenenza. L’acquisizione di informazioni relative a terzi, che siano di fonte pubblica o privata, mediante Enti e/o organizzazioni specializzate, deve essere attuata con mezzi leciti nel rispetto delle leggi vigenti. Ai collaboratori non è consentito di ricevere e utilizzare dati e informazioni riservate comunque ricevute da terzi senza che Forma Mentis abbia avuto l’autorizzazione dai terzi stessi per l’utilizzo di tali informazioni. In ogni caso il trattamento dei dati è consentito soltanto nell’ambito dei limiti stabiliti dalle istruzioni ricevute per il proprio ruolo di incaricato.
Nell’ambito dell’esecuzione delle attività ogni collaboratore, a qualsiasi livello e per le parti di propria competenza, deve garantire la corretta rendicontazione delle attività svolte sia direttamente sia attraverso fornitori e/o altri collaboratori da lui coordinati. I relativi documenti di registrazione devono essere compilati con attenzione. Per nessun motivo, anche se apparentemente a fin di bene, è ammessa la commissione di falsi. In particolare non possono essere immessi dati non veritieri, alterati dati preventivamente immessi, compilati e/o firmati documenti di registrazione al posto di altre persone. Eventuali errori nell’imputazione devono essere preventivamente segnalati come non conformità ai propri responsabili diretti e, successivamente, corretti dando evidenza di tale correzione (utilizzo di penne di colore diverso, note a lato, ecc.). Si segnala in particolare la necessità di seguire scrupolosamente le regole di compilazione e firma dei registri e degli altri documenti che sono utilizzati formalmente a fine rendicontativi nei riguardi dei soggetti finanziatori.
Le procedure aziendali definiscono di caso in caso le responsabilità e i poteri di firma e a tali responsabilità e poteri è fatto obbligo a ciascuno di attenersi. Si ricorda infine quanto già previsto al capitolo precedente sull’utilizzo dei sistemi informativi.
Qualunque tentativo di violazione o di istigazione alla violazione delle sopraccitate disposizioni deve essere immediatamente riferito al proprio responsabile diretto o all’Organismo di Vigilanza. Forma Mentis non tollera alcun tipo di corruzione nei confronti di pubblici ufficiali o qualsivoglia altra parte connessa o collegata con dipendenti pubblici, in qualsiasi forma o modo. Forma Mentis intende improntare i rapporti con le altre società al rispetto delle regole di concorrenza e di mercato, secondo correttezza e buona fede.
Nei rapporti con i fornitori di prodotti e servizi, con i docenti e con i consulenti (di seguito genericamente indicati come “fornitori”) devono essere osservate le procedure interne per la selezione, la qualificazione e la gestione dei rapporti. Forma Mentis si ispira nei rapporti con i fornitori ai principi di correttezza e buona fede, nonché al rispetto delle regole sulla concorrenza e sul mercato. In tale contesto i collaboratori, a qualsiasi titolo addetti alle relazioni con i fornitori, devono operare nell’osservanza di requisiti predefiniti e valutati in termini oggettivi, imparziali e trasparenti, evitando qualunque logica motivata da favoritismi o dettata dalla certezza o dalla speranza di ottenere vantaggi, anche con riferimento a situazioni estranee al rapporto di fornitura, per sé o per Forma Mentis.
I collaboratori devono evitare qualunque situazione di conflitto di interessi, anche potenziale, con i fornitori segnalando al proprio responsabile diretto o all’Organismo di Vigilanza l’esistenza o l’insorgenza di tali situazioni. In modo particolare, la selezione dei fornitori, nonché la formulazione delle condizioni di acquisto di beni e servizi e la definizione delle tariffe professionali sono dettate da valori e parametri di concorrenza, obiettività, correttezza, imparzialità, equità, prezzo, qualità del bene e servizio, garanzie di assistenza e in generale un’accurata e precisa valutazione dell’offerta. Nella scelta dei fornitori non sono ammesse o accettate pressioni indebite tali da favorire un soggetto piuttosto che un altro.
L’attivazione di una fornitura deve essere sempre preceduta da una attenta valutazione del mercato, con la conseguente acquisizione di più offerte. La scelta di un fornitore senza preventiva acquisizione di più offerte deve avvenire sulla base di oggettive e solide motivazioni ed evidenziata al soggetto incaricato di approvare gli ordini. Non può essere in alcun modo preso in considerazione l’acquisto di beni la cui provenienza non sia nota e non sia garantita la presenza dei relativi documenti fiscali e di garanzia.
Non sono ammessi favoritismi nei pagamenti ai fornitori e, più in generale, non possono essere attuate azioni che pregiudichino il loro stato di creditori. Le tipologie contrattuali devono essere coerenti con la tipologia di prodotto e servizio acquistato. Non sono ammesse forme contrattuali che possano in qualche modo rappresentare caratteri elusivi nei confronti delle norme giuslavoristiche.
Nei rapporti con i fornitori non è ammesso dare o ricevere sotto alcuna forma, diretta o indiretta, offerte di denaro o regalie tendenti ad ottenere vantaggi reali o apparenti di varia natura (es. economici, favori, raccomandazioni). Tale divieto ha validità generale, nel senso che deve considerarsi esteso anche a iniziative individuali, utilizzando denaro e beni propri o del nucleo familiare. In ogni caso atti di cortesia commerciale non devono mai essere compiuti in circostanze tali da poter dare origine a sospetti di illiceità e compromettere l’immagine aziendale.
Anche per i fornitori che non sono oggetto di qualificazione (ad esempio commercialisti, avvocati e simili) si deve comunque applicare il normale iter di controllo previsto per il ciclo passivo, con il riscontro formale (firma di benestare al pagamento) da parte del collaboratore che è stato interfaccia della prestazione eseguita e della congruità della parcella.
Forma Mentis persegue l’obiettivo di soddisfare pienamente le aspettative dei propri stakeholders, pertanto esige dai collaboratori e, in generale, dai destinatari del Codice Etico che ogni rapporto e contatto, con e tra tali soggetti, sia improntato a onestà, correttezza professionale e trasparenza.
In generale, nei rapporti con i destinatari dei servizi, coloro che operano, a diverso titolo, in nome e per conto di Forma Mentis devono astenersi da qualunque comportamento che consenta, direttamente o indirettamente, anche in via meramente potenziale, di trarre o attribuire vantaggi economici indebiti.
Nei rapporti con i destinatari, non è ammesso dare o ricevere sotto alcuna forma, diretta o indiretta, offerte di denaro o regalie tendenti ad ottenere vantaggi reali o apparenti di varia natura (es. economici, favori, raccomandazioni). Tale divieto ha validità generale, nel senso che deve considerarsi esteso anche a iniziative individuali, utilizzando denaro e beni propri o del nucleo familiare. Forma Mentis si impegna a garantire adeguati standard di qualità dei prodotti e/o servizi offerti sulla base di livelli predefiniti e a monitorare periodicamente la qualità percepita.
Forma Mentis adotta nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione e con gli Enti Locali la più rigorosa osservanza delle normative comunitarie, nazionali e aziendali applicabili. Nei rapporti con tali soggetti, è severamente vietato cercare di influenzare impropriamente le decisioni dell’istituzione interessata al fine di ottenere il compimento di atti non conformi o contrari ai doveri di ufficio, in particolare offrendo o promettendo, direttamente o indirettamente, doni, favori, denaro o utilità di qualunque genere. Tale divieto ha validità generale, nel senso che deve considerarsi esteso anche a iniziative individuali, utilizzando denaro e beni propri o del nucleo familiare. In ogni caso atti di cortesia commerciale non devono mai essere compiuti in circostanze tali da poter dare origine a sospetti di illiceità e compromettere l’immagine aziendale. Il collaboratore che dovesse ricevere indicazioni da chiunque di operare in tal senso è tenuto a darne immediata comunicazione al proprio responsabile diretto o all’Organismo di Vigilanza.
I rapporti con le Istituzioni, la gestione di trattative, l’assunzione di impegni e l’esecuzione di rapporti, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione e gli Enti Locali, necessari per lo sviluppo delle attività di Forma Mentis, sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò delegate. Pertanto qualunque rapporto si attivi tra un collaboratore e persone facenti parte della Pubblica Amministrazione e/o Enti Locali, riconducibile a ambiti di interesse di Forma Mentis, deve essere segnalato dall’interessato alla Direzione che, valutata la correttezza di tale rapporto nel contesto delle specifiche mansioni, ne mantiene evidenza.
I rapporti devono essere improntati alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza e tali da non indurre a interpretazioni parziali, falsate, ambigue o fuorvianti da parte dei soggetti istituzionali con i quali s’intrattengono relazioni a vario titolo.
Nel rapporto con gli allievi e destinatari dei progetti di formazione i collaboratori sono tenuti alla massima correttezza, nella consapevolezza che, nei progetti di formazione, proprio gli allievi sono i primi, fondamentali stakeholders di Forma Mentis. I docenti devono mantenere in ogni occasione un atteggiamento professionale ineccepibile, evitando di instaurare rapporti che possano nuocere al risultato educativo. Non sono ritenuti accettabili, qualunque siano le circostanze, episodi di intolleranza, discriminazione e razzismo.
È fatto divieto a chiunque di ricevere denaro o altri beni, per sé, per altri o per Forma Mentis, in cambio di informazioni di qualsiasi natura. Analogamente tali informazioni non possono essere fornite anche solo a titolo gratuito.
Forma Mentis non eroga contributi diretti o indiretti sotto qualsiasi forma a partiti politici, movimenti, organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, se non previa delibera del Consiglio dei Soci.
Forma Mentis impronta i propri rapporti con le Autorità di Vigilanza e di Controllo alla massima collaborazione nel pieno rispetto del loro ruolo istituzionale, impegnandosi a dare sollecita esecuzione alle loro prescrizioni.
Forma Mentis riconosce il ruolo primario di una comunicazione chiara ed efficace nelle relazioni esterne e interne. In particolare si ricorda che è fatto divieto di divulgare qualunque informazione che possa in qualche modo avvantaggiare soggetti a discapito di altri. Analogamente non devono essere divulgate informazioni che possano in qualche modo incidere sulla reputazione di soggetti esterni e sull’affidabilità che il mercato in essi ripone. A questo proposito si puntualizza che tali informazioni, pur non divulgate, non possono essere usate dal Consiglio Direttivo o altri collaboratori dotati di poteri per porre in essere operazioni ordinarie o straordinarie (acquisizione o cessioni di quote azionarie, ecc.) a carico di Forma Mentis o in capo alle singole persone fisiche.
Le informazioni societarie divulgate all’esterno devono essere in ogni caso tempestive e coordinate. Le persone incaricate di divulgare al pubblico informazioni sotto forma di discorsi, partecipazioni a convegni, pubblicazioni o qualsiasi altra forma di presentazione, devono attenersi alle disposizioni della Direzione, ottenendone la preventiva autorizzazione. Le comunicazioni devono essere veritiere, chiare, trasparenti, non ambigue o strumentali: esse devono, infatti, essere coerenti, omogenee e accurate, complete e trasparenti, nonché conformi alle politiche ed ai programmi aziendali.
I collaboratori sono tenuti a non fornire informazioni societarie a organi di comunicazione di massa senza esserne stati specificamente e previamente autorizzati da uno dei membri del Consiglio Direttivo.
Fatto salvo quanto già specificato relativamente ai rapporti con clienti e fornitori, si precisa ulteriormente che i collaboratori di Forma Mentis non possono in generale, direttamente o indirettamente, dare o ricevere regali di natura materiale o immateriale, offrire o accettare denaro. Sono consentiti atti di cortesia commerciale come omaggi o doni di modico valore, di carattere puramente simbolico o personalizzati e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti. In ogni caso la decisione in merito all’opportunità e all’entità di omaggi, doni, ecc. spetta esclusivamente alla Direzione.
Forma Mentis intende rispettare le disposizioni nazionali e internazionali in materia di occupazione ed è contraria ad ogni forma di lavoro irregolare. Forma Mentis contrasta e respinge, tanto in fase di selezione e assunzione del personale o contrattualizzazione degli esterni, quanto nella gestione del rapporto di lavoro, qualunque forma di discriminazione fondata sul sesso, sulla religione, sull’età, sulla razza, sulla condizione sociale, sulla nazionalità dei candidati o dei collaboratori, garantendo pari opportunità e attivandosi al fine della rimozione di eventuali ostacoli alla effettiva realizzazione di tale situazione.
Forma Mentis si impegna a tutelare l’integrità psico-fisica dei collaboratori, nel rispetto della loro personalità. Per questo motivo Forma Mentis esige che nelle relazioni di lavoro non venga dato luogo a molestie, intendendo come tali anche la creazione di un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o di isolamento nei confronti dei singoli o di gruppi di persone. A tal fine Forma Mentis previene, per quanto possibile, e comunque persegue il mobbing e le molestie personali di ogni tipo, comprese quelle sessuali. È politica di Forma Mentis promuovere un clima interno in cui ognuno interagisca con gli altri colleghi onestamente, con dignità e rispetto reciproco. Pertanto i collaboratori sono tenuti a porre in essere una condotta costantemente rispettosa dei diritti e della personalità dei colleghi e dei terzi in generale.
I responsabili sono tenuti a esercitare il proprio ruolo con correttezza e imparzialità e sono tenuti ad adottare un comportamento di esemplare osservanza delle normative aziendali e del presente Codice Etico anche al fine di stimolare lo spirito di emulazione nei propri collaboratori diretti.
I collaboratori devono conoscere e osservare, per quanto di loro competenza, le prescrizioni del Codice Etico e devono, compatibilmente con le possibilità individuali, promuoverne la conoscenza presso i neo-assunti e i nuovi collaboratori, nonché presso i terzi con i quali vengano in contatto per ragioni inerenti ai loro compiti. I collaboratori sono tenuti a segnalare all’Organismo di Vigilanza, direttamente o attraverso il proprio responsabile diretto, ogni violazione del Codice Etico da parte di colleghi, collaboratori, consulenti, clienti e fornitori di Forma Mentis.
Forma Mentis pone la massima attenzione nella valorizzazione delle competenze professionali dei collaboratori attraverso la realizzazione di iniziative formative finalizzate all’apprendimento degli elementi essenziali della professionalità e dell’aggiornamento delle competenze acquisite.
Ai collaboratori viene fatto divieto di accettare o sollecitare promesse o versamenti di denaro o beni o benefici, pressioni o prestazioni di qualsiasi tipo che possano essere finalizzati a promuovere l’associazione o l’assunzione come dipendente di un qualsiasi soggetto (o anche la semplice stipula di un incarico) o il suo trasferimento o la sua promozione. La presente disposizione è applicata anche nei confronti dei contratti di collaborazione o di contratti di consulenza. Ogni assunzione o proposta di collaborazione è decisa sulla base delle risultanze di valutazioni il più possibili oggettive che riguardano le competenze possedute in rapporto ai profili necessari. Ogni assunzione o collaborazione segue scrupolosamente la procedura specificatamente dedicata.
Non sono ammesse assunzioni che, per la loro collocazione di tempo e luogo e/o per collegamenti diretti o indiretti con il Committente, possano configurarsi come scambio per lavori acquisiti.
I collaboratori sono tenuti a svolgere le proprie mansioni in modo responsabile, onesto, diligente, in conformità con le politiche aziendali, le procedure e le direttive stabilite. I valori etici descritti nel presente Codice, devono costituire un dovere costante e sistematico della condotta operativa di ogni collaboratore di Forma Mentis.
Forma Mentis si impegna a gestire le proprie attività nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e sicurezza sul lavoro. Forma Mentis non accetta alcun compromesso nel campo della tutela della salute e della sicurezza dei propri collaboratori sul posto di lavoro. Ciascun collaboratore non deve esporre gli altri (interni o esterni) a rischi inutili che possano provocare danni alla loro salute o incolumità fisica.
Forma Mentis nello svolgere la propria attività tiene altresì conto della normativa nazionale in materia ambientale al fine di non inquinare, ottimizzare costantemente l’impiego delle risorse, promuovere l’utilizzo di prodotti sempre più compatibili con l’ambiente. A tale proposito contrasta in modo particolare l’abbandono di rifiuti prescrivendo che i collaboratori facciano corretto uso degli strumenti a disposizione per lo smaltimento dei rifiuti solidi urbani. In particolare lo smaltimento di rifiuti speciali (computer, schermi, ecc.) è richiesto che avvenga seguendo le disposizioni comunali in materia.
Il patrimonio aziendale di Forma Mentis è costituito dai beni fisici materiali, quali ad esempio: computer, stampanti, attrezzature e immobili, nonché da beni immateriali quali, ad esempio, informazioni riservate, software e know-how specifico di settore. La protezione e conservazione di questi beni costituisce un valore fondamentale per la salvaguardia degli interessi societari. Ognuno deve sentirsi responsabile dei beni aziendali che gli sono stati affidati in quanto strumentali all’attività svolta.
È cura di ogni collaboratore, nell’espletamento delle proprie attività aziendali, non solo proteggere tali beni, ma impedirne l’uso fraudolento o improprio. L’utilizzo di questi beni da parte dei collaboratori deve essere pertanto funzionale ed esclusivo allo svolgimento delle attività aziendali.
L’integrità dell’organizzazione, il fatto di preservarla ed eventualmente ripristinarla in caso fosse compromessa, è centrale per FORMA MENTIS. Proprio per questo in primo luogo adotta gli strumenti consigliati per poter permettere sia la segnalazione in modo semplice, anonimo e chiaro/correttamente comunicato. Inoltre in caso di segnalanti interni l’Odv sorveglia che la/le persone non siano soggette a nessun tipo di punizione o sanzione professionale derivante dal giusto “whistleblowing”.
Forma Mentis intende improntare i rapporti con i propri stakeholders alla massima fiducia e lealtà. Forma Mentis intende aderire ai più elevati standard etici nella conduzione delle sue attività. È quindi doveroso che ciascuno eviti situazioni di conflitti di interesse o altre situazioni che possano essere dannose o disdicevoli per Forma Mentis.
Chiunque tra i collaboratori abbia rapporti di parentela, anche solo potenzialmente in conflitto con il proprio ruolo, è tenuto a segnalarlo tempestivamente all’Organismo di Vigilanza e alla Direzione.
I collaboratori devono evitare tutte quelle attività che siano in conflitto di interesse con Forma Mentis, con particolare riferimento a interessi personali o familiari che potrebbero influenzare l’indipendenza nell’espletare le attività loro assegnate. È pertanto fatto obbligo a tali soggetti di segnalare situazioni di conflitto di interesse, anche solo potenziale, informando l’Organismo di Vigilanza e la Direzione.
A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, sono considerate situazioni di conflitto di interesse: la strumentalizzazione della propria posizione per la realizzazione di interessi propri o di terzi contrastanti con quelli di Forma Mentis; l’utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi; il possesso di partecipazioni finanziarie, di cointeressenze o di interessi con fornitori o concorrenti; ricoprire cariche o incarichi di qualunque genere presso fornitori o concorrenti.
Il personale non può svolgere, durante il proprio orario lavorativo, altre attività non congruenti con le proprie mansioni e responsabilità organizzative. L’utilizzo dei beni aziendali, quali ad esempio locali, attrezzature, informazioni riservate di Forma Mentis non sono consentiti per l’uso e interesse personale di qualunque genere.
I collaboratori devono riferire prontamente ai loro responsabili diretti ogni circostanza che comporti o che sembri comportare una deviazione dalle norme di comportamento riportate nel presente Codice e/o una violazione alle procedure aziendali in essere. I responsabili hanno a loro volta il dovere di informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza delle notizie di cui sono venuti a conoscenza.
Qualora, per giustificato motivo o per opportunità, sia ritenuto sconsigliabile conferire con il proprio responsabile diretto, il collaboratore dovrà comunicare direttamente con l’Organismo di Vigilanza. Omettere o non riferire tali circostanze costituisce una violazione del presente Codice Etico.
Le segnalazioni sono trattate con la massima riservatezza e tutte le violazioni riferite diventano immediatamente oggetto di indagine. I collaboratori sono tenuti a cooperare senza riserve alle fasi istruttorie e a fornire tutte le informazioni in loro possesso riguardanti tali violazioni, indipendentemente dal fatto che le stesse siano considerate rilevanti. La mancata cooperazione o la cooperazione solo parziale con le attività di istruttoria costituisce una violazione del presente Codice Etico.
Forma Mentis nei casi accertati e verificati di dolo, furto, omissioni, falsificazioni, alterazioni, utilizzo improprio di informazioni riservate, appropriazione indebita di beni fisici e immateriali del patrimonio aziendale, provvederà ad applicare le sanzioni disciplinari necessarie ed eventualmente, secondo la gravità delle infrazioni commesse, a dare corso ad azioni legali nei confronti delle persone coinvolte.
Qualsiasi violazione delle disposizioni del Codice Etico e delle procedure aziendali verrà trattata con fermezza con la conseguente adozione di adeguate misure sanzionatorie coerentemente con quanto previsto dai contratti nazionali di lavoro e dal Modello di organizzazione, gestione e controllo elaborato ai sensi del D.Lgs.231/2001.
Il presente Codice Etico entra in vigore a partire dalla sua approvazione da parte del Consiglio dei Soci e viene attuato insieme al Modello di organizzazione, gestione e controllo predisposto ai sensi del D. Lgs. 231/2001 approvato nella medesima seduta. Ogni variazione o integrazione successiva è approvata dal Consiglio dei Soci e diffusa secondo quanto previsto dal Modello.
